Agente Registrato per Nuove Imprese in USA

Quando si apre una società in USA il Governo Americano necessita di una figura di riferimento con cui interagire in caso di notifiche legali o commerciali e che sia in grado di fornire tempestivamente documentazioni e risposte al Segretario di Stato. Questa persona è identificabile con l’agente registrato o “Registered Agent”

Cos’è un Agente Registrato per le Nuove Imprese?

Un agente registrato è una persona fisica o giuridica che accetta documenti fiscali o legali per conto di un’attività terza.
Molti Stati richiedono che quando si fonda una LLC o una qualsiasi società, si ingaggi appunto uno di questi agenti registrati.
Si può incaricare un servizio professionale che svolga questa funzione, oppure il ruolo può essere ricoperto dallo stesso proprietario della ditta, o da un suo collaboratore; l’importante è che vengano rispettati i criteri determinati dai singoli Stati.

Definizione di Agente Registrato

“Agente registrato” (registered agent) è un termine utilizzato nel mondo legale e commerciale per descrivere un individuo o un’organizzazione designata responsabile a ricevere notifiche governative e legali per conto di un entità commerciale.
L’agente registrato deve avere un indirizzo fisico nello Stato in cui è registrato, avere regolari orari d’ufficio da momento che le notifica governative saranno consegnate a tale indirizzo.
La maggior parte degli Stati richiedono che venga designato un agente registrato al momento dell’apertura di una LLC o di un’altra società.
Dopo aver determinato quale struttura aziendale si adatta meglio alle esigenze della società, è necessario incaricare un agente registrato quando si deposita lo Statuto presso il Segretario di Stato o un organismo di regolamentazione simile.
A questo punto la domanda è:

Posso Essere il Mio Agente Registrato?

E’ possibile solo se si è cittadini americani e residenti in USA, ma un imprenditore può anche scegliere di incaricare un funzionario o un membro della propria attività, un servizio o un amico di cui si fida, purché la persona prescelta soddisfi i seguenti requisiti:

Sia sempre disponibile di persona durante gli orari d’ufficio.
Sia maggiore o abbia almeno 18 anni di età.
Abbia un indirizzo fisico nello Stato dove ha sede la compagnia.

Un’altra e più consigliabile opzione potrebbe essere quella di assumente un servizio professionale. I vantaggi che ne derivano superano di gran lunga i costi e sono la scelta migliore per la maggior parte delle piccole imprese. Si riducono in questo modo i rischi che sono numerosi; infatti ogni Stato applica il proprio insieme di regole relative al ruolo di un agente registrato. Pertanto, è essenziale che gli imprenditori comprendano i propri obblighi e adottino le misure necessarie per garantire il rispetto delle leggi statali applicabili. Inoltre, prendersi la responsabilità di essere un agente registrato significa monitorare la posta inviata dall’ufficio del Segretario di Stato per qualsiasi notifica o corrispondenza relativa a questioni legali che l’azienda deve affrontare. Questo può rappresentare un onere economico e di lavoro significativo oltre all’esecuzione delle operazioni quotidiane se non gestito correttamente.

Vediamo ora nel dettaglio perché è conveniente assumere un professionista:

Conformità alla legge: un servizio può ricordarti le scadenze imminenti ed importanti e conservare copie di essenziali documenti aziendali. Di conseguenza, è molto meno probabile che si debbano affrontare conseguenze legali e finanziarie o, peggio ancora, che si rischi di perdere del tutto l’attività. Un servizio professionale, può:
1. Aiutarti a trovare commercialisti e professionisti legali competenti in materia delle leggi dello Stato. Infatti la maggior parte delle aziende ha bisogno di assistenza contabile o legale durante il processo di costituzione.
2. Conserva copie dei documenti aziendali. In caso di furto, calamità naturali o altre perdite impreviste, si ha un backup di tutti gli incartamenti importanti.
Tranquillità: Un servizio di agente registrato dà tranquillità in modo da poter concentrare tempo, energie e attenzione sulla gestione della ditta. Ecco cosa può fare un servizio professionale per alleviare lo stress:
1. Rendere la crescita della società la priorità numero uno. Importanti documenti della LLC verranno automaticamente ricevuti e archiviati in maniera sicura e corretta.
2. Aiutare a mantenere l’equilibrio tra lavoro e vita privata. La posta aziendale e quella personale sono tenute separate, evitando ad un imprenditore di farsi fagocitare dagli incartamenti togliendo tempo prezioso alla famiglia.
3. Offrire una guida personale. Si ha un supporto aggiuntivo se l’azienda incontra un problema o se sorgono domande.
Flessibilità: come già detto, un agente deve essere fisicamente disponibile per ricevere documenti e comunicazioni ogni giorno durante il normale orario lavorativo.
Con un servizio professionale si può:
1. Mantenere orari di lavoro flessibili. L’agente deve essere disponibile dalle 8:00 alle 17:00 ogni giorno della settimana. Assumendo un servizio professionale, si può usufruire di una maggiore flessibilità oraria.
2. Oltre ad agire come registered agent, un servizio professionale può formare una LLC in un altro Stato. L’agente deve avere una residenza legale nello Stato in cui è costituita l’attività. Assumere un servizio professionale consentirà di formare una LLC in uno qualsiasi dei 50 Stati.
3. Formare una LLC in più Stati. Se si imposta la società in modo da avere una presenza fisica in più Stati, si dovrà disporre di un agente designato per ogni Stato.
Privacy: Apprezziamo tutti la nostra privacy. L’indirizzo del servizio di agente registrato sarà elencato nel registro pubblico, non l’indirizzo personale dell’imprenditore o dell’ufficio. Un servizio di agente registrato manterrà la privacy: sarebbe davvero imbarazzante ricevere una notifica di una causa legale di fronte alla propria famiglia, ai dipendenti o, peggio ancora, ai clienti.

Come Scegliere un Agente Registrato

Suggeriamo di trovare un servizio di agente registrato con le seguenti caratteristiche:

Gestione della conformità: solleciti per l’archiviazione delle relazioni annuali e altre scadenze importanti
Gestione dei documenti: scansione locale di tutti i documenti ufficiali in modo da potervi accedere dal tuo account online
Disponibilità: un team di assistenza clienti affidabile che possa rispondere a qualsiasi domanda si possa avere
Copertura completa: la capacità di fornire servizi di agente registrato in tutti i 50 Stati

Domande Frequenti

Quanto costano gli agenti registrati?
Un servizio professionale può costare da $ 300 a $ 500, ma usufruirne farà risparmiare tempo e denaro a lungo termine.
Cos’è un agente legale, uno statutory agent, resident agent o service process agent?
Un agente legale è un altro nome per identificare un agente registrato, un agente di processo o un agente residente. Sebbene la maggior parte degli Stati utilizzi il nome di agente registrato, Stati diversi utilizzano titoli diversi.
Cosa significa “notifica del processo” (service of process)?
Notifica del processo significa ricevere documenti legali, come una citazione. Una citazione è un ordine di comparire davanti a un giudice per una causa pendente.
Cos’è un agente registrato commerciale (commercial registered agent)?
Quando un imprenditore costituisce un’entità commerciale, potrebbe essergli chiesto se sta eleggendo un agente registrato commerciale o non commerciale. Alcuni Stati si riferiscono agli agenti professionisti come agenti commerciali e ai singoli agenti come non commerciali.